第一章 总则

第一条 为规范北京市博士爱心基金会档案管理，使档案管理工作制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等国家相关法律法规及《北京市博士爱心基金会章程》，结合基金会实际情况，特制定本制度。 

第二条  本制度所称档案，是指基金会各部门在项目、管理和其它各项活动中直接形成的应当归档的、具有保存价值的文字、图表、图片、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本制度主要规范基金会党务行政人事档案、项目档案、财务档案、宣传档案四大类档案的管理工作，并根据具体情况进行更新与完善。

第二章 档案管理责任部门

第四条 办公室负责统筹档案管理工作，提供档案利用服务，做好各类档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第五条  各部门将归档文件材料的形成、积累、整理和归档纳入日常管理工作程序，列入有关人员的职责范围。每项工作、活动，每个项目完成或告一段落时，文档专员要按照本办法要求，将有关文件材料进行完整、准确和系统整理，移交办公室保管。

第三章  档案的归档范围

第六条 党务档案具体指支部行文资料、上级文件资料、学习教育资料、计划总结资料等资料。
第七条 行政档案具体指上级单位下达的各种文件材料和基金会在开展工作活动中形成的各种文件材料。归档范围包括：
（一）上级单位或有关单位发来的命令、条例、决定、公告、通告、通报、报告、批复、函、意见、会议纪要文件；
（二）以基金会理事会对内发文的各种决议、决定、规定、请示、通告、通报、报告、会议纪要、意见、理事会成员变更备案等文件；
（三）基金会对外发文与有关单位来往的文件；
（四）基金会所形成的各种规章制度文件；
（五）基金会志愿者及捐赠相关文件；
（六）基金会其他有关行政后勤文件。
第八条 人事档案具体指劳动合同及补充协议、人事任免文件、员工资料、社会保险办理情况等文字材料。
第九条 财务档案具体指基金会在经济管理和会计核算等活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计专业资料，是记录和反映基金会经济活动的重要史料和证据。归档范围包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、现金出纳账、银行存款账、固定资产卡片、其他会计账簿。
（三）财务报告类：年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，年度财务决算，审计报告等。
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计移交清册，会计档案保管清册等。
第十条 宣传档案具体是指基金会媒体宣传材料、外部线上媒体、纸媒等对基金会所做的相关报道，基金会宣传册、知识手册等宣传资料。

      第四章  档案的立卷归档要求

第十一条 归档文件材料必须准确反映基金会项目和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
第十二条 凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有，任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按时归档。
第十三条 在办公室登记文号的所有文件和重点工作、重大活动所形成的文书材料，如理事会决议、政府部门批文、项目合同、劳动合同等各文档负责专员必须及时统一归档。
                         第五章  档案的移交与利用

第十四条 员工调离工作岗位或退休时，应将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。移交档案时，应办理交接手续。
第十五条 档案原则上不得对外借出，如有特殊需要，必须经基金会理事长批准。但不得在案卷中标记、涂改、抽换以及拆散原卷册，并要求限期归还。
第十六条 对借出档案，办公室及相关部门文档专员要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，视不同情况，按有关规定进行处理。

第六章  附则

第十七条 本制度于2018年12月15日经北京市博士爱心基金会第二届第1次理事会会议表决通过实施。

                                               北京市博士爱心基金会                

                                         2018年12月15日